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如何让一天的工作更高效

湖南省煤田地质局  时间:2017-09-12

  工作中,人们常常会有这样的困扰:上了一天班又忙又累结果却不出活,不知道自己都干了啥,有时候就算是干了活也做得也不漂亮。努力回忆问题到底出在哪?表面上似乎怎么也找不到答案!其实,这个问题很简单,也许就出在你对每天第一个小时的利用上。在正式开始工作之前,想清楚今天最重要的几件事,比一坐下就埋头工作效果更好。

  你每天上班第一小时在做什么?喝茶、聊天、浏览新闻网站?其实第一小时是非常重要的!以下 8 件事都不复杂,一个小时做完,全天的效率都会很高,心情也会不错。

  1.花点儿时间思考。到办公室后先不急于做事,深思熟虑一下,才能让自己眼光看得更长远。很多人到了办公室,马上开始处理各种工作,但更好的方法是先想想更大的目标,低头干活前先认好方向,确定一天工作的目标。

  2.查看待办的事项清单和日程表。快速浏览下自己的待办事项列表和日程表,知道今天都有哪些事儿,如果你错过一个会,或没有按时做完什么事儿,那这些很可能会给你很大的压力,继而毁掉一整天的心情。

  3.看一眼邮件。有人说,“最好不要在早上查收邮件,因为查收电子邮件会让你的工作变得被动。”不过回想一下,谁早上能忍住不顺手打开信箱呢?那么,诀窍就是,你只需看一眼邮件标题,有大事儿就记下来,不然先忽略。

  4.找出最重要最难的工作,并做好计划。每个人都看似忙忙碌碌,但你我心里都知道,真正重要的事儿没多少。找出对你来说最重要的那件事,3-5 分钟把这件事分解成几个步骤,每个步骤再标上预期时间后,这件事看上去就没那么难办了。

  5. 把需要思考的东西都写下来。写不明白,就是想不明白,想不明白就不可能说得明白,更不可能做得明白。研究发现,一个人的意志力在每天早上会达到峰值,特别是在吃完早饭以后,所以值得拿出 10-15 分钟,把你需要思考的东西都写下来。

  6.不解决“人际冲突”。时机意味着一切,如果你需要解决和同事之间的冲突,那么不要把它放在每天第一件要处理的事情上。因为”当你的同事刚到公司时,他们的情绪也许非常紧张,甚至很有可能都被压垮了”,因此你最好等上几小时,直到他们都放松下来,也就是说,处理人际冲突的最佳时间是在吃午饭的时候。

  7.清理一下桌面。桌面乱七八糟,会影响一个人的思绪和心情,把已经看过并处理好的文件分门别类放入资料盒内,把暂时不用的东西放入柜子或抽屉里,把不要的纸张或坏笔通通扔掉,把需要办理的文件、重要的东西放在最醒目的位置。

  8. 放松。放松一下张弓射箭之前,弦是松的。这个小时的最后5分钟,让自己放松一下,做几次深呼吸,让心跳和肌肉放缓,如果你看过田径比赛,一定知道发令枪响前,每个运动员都在做什么。60分钟到,高效的一天开始了。

  接下来,在办理具体事项的过程中,一定要集中注意力。很多人经常被琐事牵绊住了手脚、被别人的事情耽误了宝贵的时间。有时候明明是在写材料,看到地板有点污渍,又起身去拖地;有时候明明是要出去办事,却因为同事需要帮忙又拖了下来……其实,你大可不必在意这些,你要做的,就是要合理分配好时间,把当日要做的事分轻重缓急一样一样办好,先做最紧急最重要的事,比如当日的会议;再做紧急但不太重要的事,比如接听电话、回电话;然后做不紧急但重要的事,比如三天以后要交的总结或稿件;最后再做不紧急也不重要的事,比如清理你电脑里的文件夹。即使当天还有事情没有做完,没有关系,因为人的精力是有限的。但只要你这样做了,你会发现,当日重要、紧急的事都做完了,没有做完的工作都是不重要、不紧急的事。

  坚持下来,你每一天的工作都是高效的!